Na czym polega archiwizacja akt?

Każda firma, instytucja czy urząd administracji publicznej generuje dokumentację, która po pewnym czasie traci swoje walory merytoryczne. Każda wytworzona dokumentacja powinna być zatytułowana i odpowiednio zakwalifikowana pod względem archiwizacji. Jak odpowiednio archiwizować i przechowywać dokumentację?

Archiwizacja dokumentów – odpowiednia sygnatura

Archiwizacja akt opiera się na Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt, który stanowi załącznik do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz zakresu działania archiwów zakładowych. Jest to jeden z najważniejszych filarów tworzenia i klasyfikowania dokumentacji. Archiwizacja akt polega na wyszukaniu w wykazie akt (JRWA) odpowiednio pasującego hasła i tytułu wraz z numerem klasyfikacyjnym, który umieszcza się w prawym górnym rogu teczki. Ten sam numer umieszcza się również na pismach wewnątrz teczki.

O czym zatem pamiętać przy archiwizacji akt:

• odnalezienie odpowiedniej kategorii i sygnatury w JRWA,
• zatytułowanie teczki, umieszczenie dat skrajnych oraz sygnatury w lewym górnym rogu,
• nadanie kategorii archiwalnej w prawym górnym rogu – A lub B,
• odpowiednie ułożenie akt wewnątrz teczki,
• ponumerowanie stron i podpisanie grzbietu teczki w przypadku kategorii A,
• usunięcie metalowych części z dokumentacji kategorii A,
• umieszczenie nazwy lub pieczątki jednostki na froncie teczki.

Archiwizacja akt, a odpowiednia kategoria

Jednym z najważniejszych kryteriów archiwizacji dokumentacji jest nadanie jej odpowiedniej kategorii archiwalnej. Dokumentacja dzieli się na kategorię A, B oraz BE. Dokumentacja kategorii A powinna być przechowywana w jednostce macierzystej przez 25 lat, po czym należy przekazać ją do właściwego archiwum państwowego. Tego rodzaju dokumentacji nie wolno likwidować. W przypadku akt kategorii B nadaje się numer, który informuje po jakimś czasie akta można poddać brakowaniu. Przykładowo, archiwizacja akt kategorii B10 odbywa się przez pełne 10 lat, po czym można je zniszczyć po uzyskaniu zgody archiwum państwowego. Dokumentacja kategorii BE przed procesem brakowania wymaga dokonania ekspertyzy, którą również wykonuje pracownik archiwum państwowego.

Akta kategorii A powinny być przechowywane w teczkach bezkwasowych, bez zawartości metalowych elementów takich jak np. zszywki czy spinacze. Ważne jest również, aby dokumentację w teczce kat A układać odwrotnie niż w kat. B, czyli najstarsze sprawy na wierzchu, a najnowsze na końcu (czytanie jak w książce).

Archiwizacja dokumentów powinna odbywać się w odpowiednich warunkach lokalowych. Przede wszystkim należy uniemożliwić wgląd i dostęp osobom postronnym – okna winny mieć kraty lub folię antywłamaniową. W przypadku znajdowania się archiwum na parterze, należy umieścić folię lustrzaną. Drzwi do archiwum powinny być wyposażone w dwa zamki, w tym jeden ze zmiennym systemem przekładek. W archiwum powinny znajdować się gaśnice proszkowe, które w razie pożaru nie uszkodzą dokumentacji. W pomieszczeniu powinna być zachowana temperatura powietrza na poziomie 17-19 stopni Celsjusza oraz wilgotność w przedziale 35-45%.