Niszczenie akt osobowych – obowiązujące terminy
Dokumentacja związana ze stosunkiem pracy podlega prawnej ochronie – w przepisy jasno określają niszczenie akt w odpowiednich terminach. Na pracodawcach spoczywa zatem obowiązek sprawowania pieczy nad taką dokumentacją. Jakie terminy obowiązują, jeżeli chodzi o wspomniane niszczenie akt osobowych? Na to pytanie, postaramy się udzielić odpowiedzi w poniższym artykule.
Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej
Dokumentacja pracownicza obejmująca akta osobowe, powinna być przechowywana przez okres, kiedy zatrudniony jest w danej firmie pracownik, jak również przez 10 lat, począwszy od końca roku kalendarzowego, w którym doszło do rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy, chyba iż odrębne przepisy przewidują nieco dłuższy czas przechowywania pracowniczej dokumentacji. Takie wymogi obowiązują w przypadku pracowników, który zostali zatrudnieni począwszy od dnia 1 stycznia 2019 roku w dowolnym przedsiębiorstwie.
Niszczenie akt – przykład 1
Pracownik został zatrudniony dnia 1 marca 2020 roku na okres jednego roku, czyli do końca kwietnia 2021 roku. Strony, nie nawiązały niestety następnego stosunku pracy. Akta osobowe takiego pracownika, jak i dokumentacja w sprawach mających związek ze stosunkiem pracy musi być przechowywana przez okres 10 lat, czyli najpóźniej dnia 31 grudnia 2031 roku, musi zostać przeprowadzone niszczenie akt.
Jeśli chodzi o stosunki pracy, które zostały nawiązane przed dniem 1 stycznia 2019 roku, niszczenie dokumentów powinno być przeprowadzone zgodnie z przepisami obowiązującego jeszcze przed tymże dniem (artykuł 7 ust. 2 Ustawy z dn. 10 stycznia 2018 r. o zmianie wybranych ustaw w odniesieniu do skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych, jak i ich elektronizacji). Oznacza to, iż niszczenie dokumentacji powinno być przeprowadzone, licząc od dnia:
- wytworzenia – dla dokumentacji dotyczącej płac,
- zakończenia stosunku pracy – dla dokumentacji osobowej.
Niszczenie akt – przykład 2
Stosunek pracy łączący pracownika oraz pracodawcę obowiązywał od dnia 1 lipca 2002 r. W czerwcu 2021 pracownik postanowił ją wypowiedzieć, z uwagi na co po czasie 3-miesięcznego wypowiedzenia została ona rozwiązana z dniem 30 września 2021 r. Dokumentację pracowniczą pozostałą po pracowniku, będzie można zniszczyć w tym wypadku po upływie 50 lat, zaczynając od nią rozwiązania umowy, czyli aż do 30 września 2071 r.
Pewna trudność, wynika z ustalenia czasu przechowywania dokumentacji, której przed dniem 1 stycznia 2019 r. nie włączono do osobowych akt – takich jak chociażby harmonogramy czasu pracy, listy obecności albo wnioski o udzielenie urlopu. Stosowana była wówczas zwykle zasada przetrzymywania wspomnianej dokumentacji przez czas 3 lat – odpowiadający długością okresowi odnośnie do przedawnienia pracowniczych roszczeń. Zatem tego typu dokumentację związaną ze stosunkiem pracy, który został nawiązany przed dniem 1 stycznia 2019 r., będzie można zniszczyć dopiero po upływie pełnych trzech lat.
Źródło: https://www.rhenus-data.pl/
